仕事

円満退職をするための引き継ぎ方法3選【立つ鳥跡を濁さず】

2019-06-27

円満退職をするための 引き継ぎ方法3選 【立つ鳥跡を濁さず】

はじめまして、やっぴー(@torinoolympic) です。

 

退職を控えている人「退職する時、どういう風に引き継ぎを行えばいいかわからない。どうせなら、皆に快く送り出して欲しいな。実際にうまく退職した人の体験談を聞きたいな。」

 

こんな疑問に答えていきます。

この記事を書いている僕は、今まで3回退職を経験しており、その全てにおいて円満退職をしました。

円満退職をするには、在職時の人間関係も大事なのですが、引き継ぎがうまくいくかどうかもポイントになってきます。

本記事では3回退職を経験しその全てにおいて円満退職をした僕が、円満退職のためにどうやったら引き継ぎが成功するのか、3つの方法をご紹介していきます。

 

円満退職をするための引き継ぎ方法3選

円満退職をするための引き継ぎ方法3選

感謝の気持ちを忘れないこと

心理学で「返報性の原理」という原理があります。

恋愛の指南ではこの原理の応用で「好意の返報性」がテクニックとして使われたりします

返報性の原理とは何かと言うと、「好意を相手に伝えたり匂わせたりすると、相手が徐々に自分のことが気になり始め、やがて好意が返ってくる」という現象ですね。

退職時にもこの「返報性の原理」は当てはまります。

退職時の引き継ぎは当然会社のためにやるのですが、今まで一緒に働いてきた同僚が自分がいなくなった後に業務が停滞して困らないようにやるとも言えます。

同僚の方々へ今までの感謝の気持ちを持って丁寧に引き継ぎをすれば、同僚の方もきっと感謝の気持ちを返してくれます

 

やっぴー小話

僕は2ヶ月で退職したことがあります。

どうしても家庭の事情で辞めざるを得ない状況での苦渋の決断だったのですが、同僚の方達はいい人ばかりでした。

2ヶ月なので引き継ぎはなかったのですが、雇ってもらった感謝の気持ちを何とか形にして辞めたいと思っていました。

なので、自分の得意分野であるVBAでのEXCEL業務の効率化で、いくつか事務作業の効率化を行いました。

退職日には、皆から「本当に事務作業が楽になった!」と感謝の気持ちを言われました。

 

感謝の気持ちを形にしたら、感謝の気持ちが返ってきた良い例だと思います。

当然、返報性の原理はそもそも相手に嫌われていたら働かない原理です。なので、同僚とは普段から良い関係性を保っておくことも大切です。

 

手順書の作成のポイント

手順書の作成で気をつけていたポイントは以下の通りです。

  • 日頃から手順書をアップデートする。
  • 誰が見てもわかるように一から説明する。
  • 頻度が低い業務ほど詳しく。

 

手順書は、引き継ぎが決まってから作るものではないと思っています。

理由は、手順書を作っておけば自分の忘備録にもなるし、不意に休んだ時に対処できるからです。

最初は自分が引き継ぎを受けた時に取ったメモを写すだけでも良いと思います。

ただ、それを日々アップデートすることが大事です。どんなことをアップデートするのかというと以下のこと。

  • 今より効率の良い方法を見つけた時に、その方法を書き留める。
  • イレギュラーなことが発生した時に、その内容と対策をメモしておく。
  • ファイル名や、そのファイルを入れているフォルダが変わった時に変更する。

 

要するに、変化点があった時に忘れずアップデートすることが大切です。

イレギュラーがあった時も、内容と対策をメモしておくことで後任者の大きな助けとなります。

また、誰が見ても分かるように手順書は作るべきです。

例えば、どのファイルを使うかくらい分かるから端折るのではなくて、

  • どういう場面で
  • どういうことが起きたら
  • 結果的にこういうことをしたいので
  • このファイルを用いて
  • こういう手順で

やってください。

という風な感じで、一から説明する方がいいです。

なぜなら、もしかしたら後任者が新入社員かもしれないからです。

最後に、頻度が低い業務の手順書ほど詳しく作り込んだ方がいいです。

どういうことかというと、毎日やらない業務って手順をなかなか覚えられないですよね。

頻度が低くてあまりやらない業務をするにあたってもし手順書が適当だと、後任者の負担はかなり大きいものになります。

また、その頻度が低い業務をする時に一緒に手順書を作ろうと思ってたら、先に退職日が来ちゃった。ということになりかねないので、普段から気合いを入れて手順書を作ってあげると優しいと思います。

 

文明の利器を使う

例えば、EXCELを使う業務でこんなことってありませんか?

  1. まずCSVファイルをシステムからダウンロードする。
  2. Sheet1のA1からA5までコピーして、Sheet2のC1に貼り付け。
  3. そしてSheet3のデータをピボットテーブルを使って集計する。
  4. 集計結果を提出用にコンマをつけたりして整える。
  5. 2枚印刷して、1枚は〇〇部長に。1枚は〇〇課長に。

 

こんな煩雑な手順書を作らなくても、上の2~5のようなタスクは簡単に自動化できます。

EXCELのVBAを使うのですが、元のデータさえあれば自動で資料作成して印刷までやってくれます。

もしEXCELのVBAを用いて、業務の自動化を行なった場合以下のような手順書になります。

  1. まずCSVファイルをシステムからダウンロードする。
  2. マクロのファイルで資料作成。
  3. 印刷機から出てきたもののうち、1枚は〇〇部長に。1枚は〇〇課長に。

 

手順がだいぶ簡単になりますし、業務にかかる時間も大幅短縮できます。

例えば、作成に10分かかる業務を1分に減らした場合、1年で240日稼働するとしたら

9分短縮×240日=2,160分(36時間)

1年で36時間もの時間を他の業務に費やせます。

ちなみに僕は工場の生産管理を退職する際にEXCELを使用する全ての業務を効率化したので、手順書作成は楽でした。

効率化することによるメリットは以下の通りです。

  • 無駄な残業が減ってプライベートが充実する。
  • VBAでの業務効率化をしたという経験値が残るので、転職の時に有利。
  • 手順書の作成が楽になる。

 

仕組みを作るのが大変なんじゃないの?という声が聞こえてきそうですが、おっしゃる通りです。

VBAを習得するにはそれなりの時間が必要ですので、長い目線で取り組んでいきましょう。

 

気持ちよく送り出してもらおう

気持ちよく送り出してもらおう

 

繰り返しになりますが、円満退職するには引き継ぎがとても大事です。そして、その引き継ぎを成功させるのは、在職中からの細かい積み重ねです。

どういうことかというと、

  • 同僚との良好な関係を築いておく。
  • 手順書の更新。
  • 業務の効率化を視野に入れておく。

 

今の時代、転職は当たり前のことになってきています。

いつ退職をしてもいいように、日々の小さな努力から始めてみてはいかがでしょうか?

以上になります。

 

人気記事仕事がストレスで辞めたい。そんな時は海外に一時避難!【体験談】

  • この記事を書いた人

やっぴー(YAPPY)

33歳、和尚兼フリーランス。

自由な暮らしをテーマに、生活に役立つ情報を発信中。テーマはダイエット、留学、英語、メルカリ必勝法など、自分の体験談を交えて執筆するよう心がけています。

現在、30kgのダイエットに挑戦中!

-仕事

Copyright© YAPPY BLOG , 2019 All Rights Reserved.